Se requieren reuniones diarias de cualquier empresa u organización. En el momento de la toma de decisiones, son la mejor opción para los jefes y subordinados para coordinar acciones y llegar a conclusiones prácticas que garanticen los resultados esperados.
Pero con el tiempo, la reunión puede volverse contraproducente a medida que se aleja del foco central de discusión y gira en torno a temas aleatorios que no tienen nada que agregar a la resolución de problemas. Para que esto no suceda, algunas actitudes son necesarias. Vea diez consejos para que sus reuniones de trabajo sean más efectivas.
1? Programe horarios (y trate de respetarlos)
Al llamar a una reunión, establezca una hora de inicio y una hora de finalización. Esto permite a las partes interesadas programar correctamente y evita que la reunión se extienda más allá de lo necesario. Para establecer los horarios, tenga en cuenta el tema a tratar y la cantidad de personas convocadas. Finalmente, respeta estos tiempos.
2? Evitar reuniones innecesarias
Si el problema no involucra a más de una persona sino a usted, no necesita programar una reunión para resolverlo. Siéntese con el otro involucrado y discuta rápidamente los factores involucrados. Programe la reunión solo cuando sea esencial alinear ideas o desarrollar soluciones para un tema en particular.
3? Enviar la agenda a los participantes por adelantado
Prepare una lista de temas que se cubrirán durante la reunión y envíela a los participantes. Esto les permite preparar y acorta el tiempo de debate, ya que cada uno tomará sus propias ideas previamente pensadas. Trate de no escapar de la agenda para no extender el tiempo.
4? Actúa como un verdadero líder
Para mantener las cosas fuera de control, debe tener un pulso constante. No tiene que ser autoritario, pero no permita que las personas se distraigan o se salgan del tema central. Aparte de eso, deje que las ideas funcionen libremente para que todos puedan aprovechar al máximo la discusión.
5? Hacer un seguimiento
Dependiendo del tema que se esté abordando, puede ser que las personas se sientan felices o desanimadas. Aun así, debes mantener la calma para calmar tu espíritu o controlar posibles tensiones. Traten de entender los puntos de vista de cada uno para mantener la armonía.
6? Administrar tiempo
Para que todos puedan opinar, evite permitir que solo una persona monopolice el tiempo. Establezca un límite para que cada persona exprese su opinión y luego sugiera suavemente que es hora de dejar que otras personas hablen al respecto.
7? Prepárate
También debe estar preparado para la reunión. Antes de eso, revise la agenda en cuestión y escriba sus ideas principales al respecto. Vaya a la reunión con ideas o soluciones previamente evaluadas y listas para defenderlas.
8? Aprende a escuchar
Incluso si ha entrado en la sala de reuniones completamente convencido de que sus ideas son las más adecuadas para resolver problemas o lograr resultados, dé lo que otros participantes tienen la oportunidad de decir. Cuando se convoca una reunión, se escuchan las opiniones de todos y, por lo tanto, se puede llegar a un denominador común: si desea decidir por su cuenta, no necesita reunirse con otras personas.
9? Usa imágenes
Exprese sus ideas claramente, utilizando diapositivas y otras ayudas visuales para que otros participantes puedan verlas de la mejor manera, especialmente cuando se trata de datos o números. Solo el habla puede volverse agotador y distraer a los involucrados.
10? Revise de lo que se habló
Al final de las discusiones, revise con otros lo que se discutió y las decisiones que se tomaron. Luego envíeles esta información por correo electrónico. Esto le permitirá ver mejor los resultados de la reunión.
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